Dokumentarchivierung

Sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Dies fällt den meisten Lösungen sehr schwer. Die Applikation wird mit Funktionen vollgestopft, die sehr schön anzusehen sind, die aber in den meisten Fällen niemand wirklich braucht oder die in anderen Applikationen schon vorhanden sind.

Wir haben versucht, uns bei unserer Lösung auf das Wesentliche zu fokussieren. Die Aussagen unserer Kunden bestätigen dies: „dieses System kann jeder bedienen", „ich habe es mir nicht so einfach vorgestellt", „genau was ich brauche".

Der Gesetzgeber schreibt vor, sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente für 10 (für einige Geschäftsbereiche sogar 20) Jahre aufzubewahren. Dies geschieht auch heute noch meistens in Form einer Papierablage irgendwo im Keller oder Estrich. Diese Form der Aufbewahrung braucht viel Platz, kann durch Wasser oder Feuer komplett zerstört werden, ist bei Recherchen zeitintensiv - möglicherweise wird ein gesuchtes Dossier überhaupt nicht mehr gefunden, weil es falsch abgelegt wurde. Ausserdem kann jeder Mitarbeiter mit Zutritt zum Archivraum jedes beliebige Dokument betrachten, obwohl dies vielleicht nicht erwünscht ist. Demgegenüber steht die Ablage in elektronischer Form. Optimaler Schutz vor Datenverlust und Falscharchivierung, schneller Zugriff auf Dokumente, Möglichkeit der Zugriffsberechtigungsverwaltung und geringer Platzbedarf sind unschlagbare Vorteile für diese Art der Archivierung. Ausserdem können so auch z.B. Emails in ihrer ursprünglichen Form abgelegt werden.

Selber archivieren oder outsourcen?

Ihnen gefällt die Idee der elektronischen Archivierung, fragen sich aber, ob die erwähnten Vorteile die relativ aufwendige und teure Einführung eines solchen Systems rechtfertigen? Aus Erfahrung können wir sagen, dass sich ein elektronisches Archiv auf jeden Fall lohnt. Allerdings müssen Sie das Rad nicht selber neu erfinden, es gibt eine günstige Alternative:
Das Symotech Digital Archive.

Wir bieten Ihnen das gesamte revisionsgeprüfte System als Dienst an. Sie liefern nur noch die zu archivierenden Daten und können auf diese danach von jedem beliebigen Standort via Internet-Browser wieder zugreifen. So entfällt für Sie die Software-Evaluation, die Hardware-Beschaffung, sowie das Kaufen teurer User-Lizenzen. Bei uns bezahlen Sie nämlich nur für die effektiv archivierten Daten - völlig unabhängig von der Anzahl Benutzer!

So funktioniert unser System

Der zentrale Archivserver mit seinen Umsystemen befindet sich in unserem Rechenzentrum, ist revisionsgeprüft und entspricht allen gesetzlichen Normen für die elektronische  Archivierung. Sie laden Ihre Daten (PDF aus gescannten Belegen, Spoolfiles ab iSeries usw.) z.B. via Secure-FTP hoch, diese werden dann bei uns auf einmal beschreibbaren optischen Datenträgern archiviert.
Ab diesem Zeitpunkt brauchen Sie sich um nichts mehr zu kümmern, die Dokumente werden für die nächsten 10 Jahre von uns zur Verfügung gestellt. Das Abrufen der Dokumente kann von jedem Arbeitsplatz mit Internetzugang geschehen (HTTPS). Der Client ist sehr einfach aufgebaut und benötigt keine zusätzlichen Plug-Ins.

Einige Kundenaussagen:

  • Absolut geringer interner Aufwand
  • Archivieren würden wir nicht mehr selber
  • Problemloser Betrieb
  • Von überall ZugriffKlare Kosten
  • Jederzeit erweiterbar

Ihr Ansprechpartner

Axel Villinger
Tel. 056 268 85 70
E-Mail